Use case: AI đọc hoá đơn và đối chiếu đơn hàng cho team finance

Tình huống thật

Mỗi tháng finance nhận hàng trăm hoá đơn PDF. Có file scan, có file đẹp, có nhà cung cấp ghi mã đơn ở chỗ khác nhau.

Nhân sự phải mở từng file, copy số tiền, mã đơn, mã số thuế, ngày, rồi đối chiếu với PO hoặc đơn hàng.

Đây là use case tốt cho AI vì nó xử lý tài liệu bán cấu trúc.

Workflow trước AI

Nhận hoá đơn -> mở file -> copy thông tin -> nhập sheet -> so với PO -> hỏi lại nếu lệch

Điểm nghẽn:

• copy thủ công dễ sai
• format hoá đơn không đồng nhất
• lệch số tiền bị phát hiện trễ
• mất thời gian cho việc không cần phán đoán nhiều

Workflow sau AI

Hoá đơn PDF
-> OCR nếu cần
-> AI trích field theo schema
-> đối chiếu với PO/order
-> flag lệch
-> finance duyệt

AI không duyệt thanh toán. AI chuẩn bị dữ liệu và cảnh báo.

Prompt dùng ngay

Bạn là invoice extraction assistant.

Trích dữ liệu từ hoá đơn dưới đây.
Không đoán nếu thiếu thông tin.
Nếu một field không thấy rõ, trả null và ghi vào warnings.

Schema:
{
  "supplier_name": "",
  "tax_code": "",
  "invoice_number": "",
  "invoice_date": "",
  "purchase_order": "",
  "currency": "",
  "subtotal": 0,
  "tax": 0,
  "total": 0,
  "payment_due_date": "",
  "warnings": []
}

Hoá đơn:
[dán text OCR hoặc nội dung PDF]

Stack đề xuất

Không code:

• Google Drive folder
• OCR bằng Google Drive/Adobe
• ChatGPT/Claude
• Google Sheets checklist

Có code:

• upload PDF
• OCR
• OpenAI structured outputs
• Postgres lưu extracted fields
• rule engine đối chiếu PO
• dashboard exception

Rủi ro cần né

AI đọc sai số tiền

Mọi field tiền phải có validation:

• subtotal + tax = total
• currency hợp lệ
• số tiền không âm
• sai lệch trên ngưỡng phải flag

Hoá đơn scan mờ

Nếu OCR confidence thấp, đưa vào hàng xử lý thủ công.

Tự duyệt thanh toán

Không cho AI tự approve. Finance vẫn duyệt cuối.

Metric đo

• thời gian xử lý mỗi hoá đơn
• tỷ lệ field trích đúng
• số exception phát hiện sớm
• số hoá đơn cần nhập tay

Bản nâng cấp

Khi chạy ổn:

• tự gửi email hỏi nhà cung cấp khi thiếu PO
• tự nhắc người duyệt
• dashboard aging invoice

Các bước gửi email vẫn nên có template và quyền duyệt.

Kết luận

Đây là use case "nhàm nhưng đáng tiền". AI không cần sáng tạo. Nó cần đọc đúng, trích đúng, flag đúng, và để con người duyệt quyết định tài chính.